员工个人抬头发票可否入账

你好！希望下面的例子能回答你的问题，谢谢！

这是一个非常实务的问题

“现在很多我们的电信费用、差旅费都是增值税发票，但是大部分都不是公司抬头，开的是个人抬头，这部分根据会计定义是满足费用标准的，但是税务和审计不认可他们是发票入账、认定为白条”。

理解这类问题时，一定要分清项目，一步一步来，不能把会计处理、发票处理、企业所得税混在一起。

一、先判断会计问题

首先明确的问题是：这个费用是否应该报销入账列支。

《基本准则》与此有关的两条是：

第十六条 企业应当按照交易或者事项的经济实质进行会计确认、计量和报告，不应仅以交易或者事项的法律形式为依据。

这一条就是实质重于形式条款，一切“凭发票入账”的观点面，在它面前，就象瓦上的霜在太阳面前一样不堪一晒。

另一条是关于费用的定义：

第三十三条 费用是指企业在日常活动中发生的、会导致所有者权益减少的、与向所有者分配利润无关的经济利益的总流出。

就员工报销的差旅费而言，它是符合费用定义的。

差旅费用的发生，就是业务的实质，而发票只不过是法律形式，如果只认发票而不准列支，显然违反《基本准则》第十六条。

可见，入费用这事，甚至不需要发票。

只要会计和公司能从其它票据或资料里确认事实上发生了上述支出，也应该确认费用。也就是说，计较发票是不是合适，从而判定能否入账列支，是错误的。

对于会计处理，审计与税务人员不能直接从“发票不是本公司台头”来认定会计处理有误，而只能从业务的真实性、金额的确定性进行质疑，或者提示可能存在补税风险。

然后再考虑下一个问题：

非本公司台头的发票，能不能在公司报销、列支？

二、再判断发票违法问题

此时我们不考虑会计处理，因为会计处理肯定是正确的；也不考虑纳税问题，纳税的事最后来考虑。只考核这样的发票能不能报销列支？是否违法？

发票的事按《发票管理办法》来。按《发票管理办法》及其相关的规章、规范性文件，对发票的管理主要是：登记、领购、保管、开具、收取等。对于正确使用发票，并没有规定必须按台头列支。

这里简单提一下白条。白条目前是一个没有确定法律内涵的概念，如果结合新旧发票管理办法来理解，我可以对白条下这样的定义：代替发票使用的其它凭证就是白条。所以，发票肯定不能被认定为白条。

就发票管理来说，一大类“不得报销、列支”的情况是：“开具不规范的发票”不得列支、报销。所以，如果发票开具不规范，包括虚开发票，就不能在公司报销、列支。

会计应结合业务进行判断，这些发票台头为什么开给个人，是否属于不规范的开票行为。比如明明应该开给公司，却开给了个人，就是不规范，甚至是虚开。但如果本身就可以开给个人，则不算不规范。

举个简单例，比如张三去吃饭。张三吃、张三付钱，老板把发票开张三的台头，这肯定不算虚开、不算开具不规范；如果张三告诉老板，是因公吃、钱是代公司付，让开公司台头，只要是真的，这发票也不算虚开、不算开具不规范。

除了会计要判断，税务检查到了也会判断，这可能就会与会计产生争议了。你说开具是规范的，我偏说开具是不规范的，由于涉及到具体的实务，双方谁输谁赢不好说。我们退一万步，假设税务赢了，最终认定：“发票开具不规范”，那么，后果是什么呢？

后果是“不得用于列支、不得用于报销、不得用于税前扣除”，一句话，不得使用这份发票——这是税务总局的规定。

除非同时认定这是“虚开”的发票，否则对于报销入账的公司来说，甚至不能罚款。开具的发票不规范，责任在开票方，受票的公司只需要把发票抽出来，要求对方重新开具即可。

如前所述，发票抽出来后，不论最终是否换回了合规发票，会计处理的正确性皆不受其影响，因为不论有没有发票，会计都是据实入账。

这样我们就明白了，首先会计处理是没有错的，然后，发票上可能会被抽出来，但纵然如此也不算违法，硬要说违法也是开票方违法，开票系统是被他们操作的。

在排除虚开的情况下，当知道这样的发票入账不违法、不罚款时，相信我们又放心30%了，加起来就60%了。

在这个基础上，我们就可以分析对企业所得税的影响了。

三、所得税的扣除风险

这些费用，所得税能否扣除，其把握程序是：会计处理是否正确，如果会计处理正确的话，是否存在税会差异。

也就是说，税务检查人员如果希望征税的话，其本质手段有两个，一是认为会计处理不正确，二是认为存在税会差异。现实中税务检查人员的认定、判断可能比较复杂，但把握其法律实质，不外乎就是以上两个。

前者，主要是税务直接否定了费用真的发生、费用与经营有关等事实，此时，费用发生的其它证据就显得重要了。比如：支付情况、合同、价格、事由等等。如果税务质疑这一点成功，就算你有公司台头的发票，也照样是不能扣除的，因为费用本身就是假的或不能扣除的。

后者，就是税务认可了费用开支的真实性，认可会计处理的正确性，但还想征税，就必须从“税会差异”上找伙食了。

以差旅费为例，有什么样的税会差异呢？

差旅费几乎没有税会差异。正常情况下，税务是很难找到差异的，但实际上，税务非常容易找到差异——“发票有问题”、“发台头不对”，但这样的差异，没有法定依据。

假设1，可能税务无法认定发票不符合规定，无法认定发票的开具违反了哪个条文，于是，所得税扣除就没有差异了，就可以列支了。

假设2，可能税务还是找到理由，认为发票开具不正确，应该直接开给公司，不能开给个人，违反了规定。那么，如前所述，这张发票就不能列支和报销了，就要抽出来了。但费用是否就不能扣除了呢？

综合几个文件，税务总局对此最直接的规定是：“不符合规定的发票，不得用于税前扣除”，或者“不得作为税前扣除的凭证”。其规定只针对发票本身，而没有针对费用扣除本身。其实就是三个字“抽出来”或者“不准用”。否定的是发票的证明力，而不是费用本身。

企业所得税上，不规范发票=没有发票≠不能扣除。（注意，房地产企业的开发产品计税成本除外）

不得用于税前扣除，不用于就是了；不得作为税前扣除的凭证，不作为凭证就是了。当然，就需要再找其它凭证来扣除了。所得税不同于增值税，并没有规定一定要发票。

所以在会计处理正确的情况，哪怕发票被认定为不符合规定，不让所得税前扣除也是缺乏依据的。

当然，明白这一点，也不见得就敢把最后40%的心放了，因为可能税务检查人员并不按法律出牌。实务中，会计处理和业务上难免会有些这样或那样的小问题，而税务执法上也难免会有简单粗暴的小问题。可能导致双方都不按正确的规定来纳税和征税。

比如，税务为了简单化，直接说：“台头不是公司的发票不能扣除”，要求补税，企业为了迎合税务人员、搞好税企关系，愿意白交一点冤枉税，也就成交了。

但是，如果因为金额过大，或者双方总体上产生对立和争议，如果必须走法律渠道，那还是操正步、按标准来处理了。

那么，对于非本公司台头的发票报销入账，该如何对待呢？

1、尽量规避这事，少找麻烦，不惹事；

2、能退回重开当然最好；

3、认真辨别是不是虚开的发票，杜绝虚开发票；

4、不能规避的话，要注意多收集配套证据，证明业务真实性；

5、业务真实情况下，不用担心会计处理有错；

6、只要不是虚开的发票，不用担心会因发票被罚款；

7、所得税扣除取决于费用本身；

8、实务中有些税务检查人员可能会简单处理、以票控税。只要我们对此胸中有数、灵活务实，多多请示领导，告诉他利害关系，并适当建议，补还是不补让领导决定，这样当会计就轻松了。