公司长期挂账的“其他应收款”该如何平账？这些“其他应收款”绝大部分是收不回来的。它们要么是没有取得发票的费用，要么是送出去的“人情”，要么是老板拿走了的分红，要么是变相的薪酬。当初之所以把它们记作“其他应收款”，有着许多现实的无奈。
长期应收款该如何做账？
账务要规范化，公司要降低税务风险。那么，长期应收款该如何处理呢？
一、凭票入账不等于找替票入账。会计人员有根深蒂固的“凭票入账”观念。很多会计人第一想法是找发票报销，却苦恼于找不到合情、合理、合法的发票，于是想起了“邪路”，找替票报销。所谓替票，通俗地讲就是用A类发票报销 B类费用。这种做法明显是违法的，会计人员可能会因此承担法律责任。
二、没有发票也可入账。如果费用果真发生了，没有发票该怎么办呢？无需着急，没有发票一样是可以入账的。如果有证据表明其他应收款是挂账的费用，同样能以费用名义入账，只是这部分费用不能在所得税前扣除。入账时需提供的证据可以是收据、小票等。
在特殊情况下，费用发生后可能拿不到发票。但大多数时候没有发票并非对方不开具，而是企业选择不要发票。譬如商家为了逃税，会提出不要发票可以降价的条件。不少企业会因此选择要低价格，不要发票。这是自己的“自私”选择，不能抱怨不能取得发票。值得说明的是，这样的选择要谨慎。不要发票虽能降低价格，但后续可能会多交企业所得税、增值税、附加税。
三、不能证实费用真实发生的，有被认定偷逃个税的风险。最极端的情况是，既没有取得发票又没有证据表明挂账的其他应收款是费用。这时会计做账要小心了。在这种情况下，如果直接费用化处理，费用除了不能在所得税前扣除，还可能面临被认定偷逃个税的风险。税务可能会把这种情况认定为企业给员工发放薪酬福利。如果是外部人员借款，可能会被视作劳务报酬。
四、计提坏账。除了做费用报销外，还可以考虑计提资产减值。其他应收款也是能计提坏账准备的。做账与计税是两个不同的概念。针对长期挂账的其他应收款，应分类处置，属于费用的需费用化；属于薪酬、分红的，应补交个税；实在收不回来的借款，会计做账时可根据会计政策计提坏账。但要注意，计提的坏账不一定能得到税务的认可，在汇算清缴时要记得做纳税调整。
五、股东大额借款。有些股东为了逃避个税，将工资、奖金、分红等长期挂在其他应收款。这正是税务要处罚的“自作聪明”。还有一种情况是股东从公司把钱拿走了。这是很敏感的事情。如果金额比较大，上述处理方式都不适用此种情形。按照税务的规定，股东借款当年没有归还，且不能证明是用于生产经营的，税务会将之视作分红。
大股东欠账的三大风险
民营企业“家财务”的现象是一个顽疾——老板的钱就是公司的钱，公司的钱也是老板的钱。这混淆了法人与个人的界限。老板从一开始就把公司当成自己的提钱机器，甚至没有考虑过这么做还会存在风险。笔者认为，大股东借钱不还、债务长期挂账，可能会触及3个方面的风险。
一、债务风险。欠债还钱这是天经地义的事。如果公司股东只有大股东一人，或大股东夫妻两人，这笔债务公司不会主动向大股东追偿。一旦公司发生了股权变更，第三方股东就可能要求大股东归还所欠公司债务。此外，如果公司到期不能偿还外部债务，而大股东却又占用公司大额资金的，债权人可以向法院提起诉讼让大股东承担连带偿还责任。
二、税务风险。按照税务的规定，股东借款超过一年没有归还，且不能证明是用于生产经营的，税务会将之视作分红，应按20%的比率缴纳个税。不少企业的大股东个人资金、企业资金不分，或许无心逃税，但可能因此躺着中枪。建议大股东要有这方面的税务风险意识。
三、违法风险。如果大股东从公司借款，手续不完整，极易触发刑事责任。现在虽不再提抽逃注册资本了，但此行为很容易触犯挪用资金或职务侵占罪名。夫妻店的公司无所谓，如果公司另有第三方小股东，发现大股东从公司抽走资金就要担心了。此时，大股东从公司借钱如果没有取得小股东的同意，很可能会被小股东举报。举报一旦成立，大股东的借钱行为无论被定性为挪用资金还是职务侵占，都要承担相应的刑事责任。
要防止上述3类风险，建议借款之前通过董事会决议或股东会决议，取得股东或董事的支持，明确大股东借款不是个人私下的行为；或者签订借款协议，约定借款期限，约定借款利息，企业逐月计提借款利息，明确借款属性。当然，更希望大股东能做到公私分明，规范财务管理。这是杜绝此类风险的最佳方法。（本文仅代表作者个人观点）
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